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フラッシュフィル

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今日、全く偶然見つけたExcelの技。
たとえばExcelにこんなデータがある。
C列に名字、D列に名前を分けて入れたいとする。
通常ならLEFT関数あたりを使って分けるのだが、
もっと時短な技があった。
フラッシュフィル01

C1だけ自分で入力する。そのあと、Ctrl+E。
するとあっという間に下のセル全部に名字が取り出せる。
こんな感じ。
フラッシュフィル02

D1も全く同じようにすると、あっという間に名前だけ取り出せる。
フラッシュフィル03

法則性をExcelが自動認識して、勝手に埋めてくれるという機能らしい。
Wordの癖で、センタリングするつもりで、Ctrl+Eしたら
とんでもないことが起きたので調べたらこんな機能が隠されていた。
何とExcel2013からあったらしい。
知らなかったなぁ。(;^_^A

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スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい 〜8割の社会人が見落とす資料作成のキホン [ 四禮 静子 ]
スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい 〜8割の社会人が見落とす資料作成のキホン [ 四禮 静子 ]

いつの間にか、大学の担当クラスの補助教材に指定されていた。
昨年まではあったけ!?
奥付を見たら、出版は今年の春だった。
通りで昨年なかったわけだ。

90%は知っていることだったが、あとの10%は知らないことだった。
読んだ本で10%も使える部分があるなんて、非常にコスパがいい本と言える。\(^o^)/

印刷された紙の書類は誤魔化せるが、Wordの元ファイルを見ると、
ぎょっとするようなファイルがたまにある。
PCのプロを謳っている会社がこんな書類を配布しているかと思うと
こちらの方が恥ずかしくなったものだ。(;^_^A

自分がそうならないためにも、いつまでも勉強は欠かせない。

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私が初めてPCを使い始めた今から25年ほど前、まだインターネットなんてものはほとんど普及しておらず、その代わりパソコン通信なるバーチャル世界があった。インターネットと違って、明確な管理者がいた。例えば、富士通が主催したNifty-Serve。

その中に様々な部屋があって、そこで様々な情報交換がされた。
今のSNSと同様である。唯一異なるのは、今のようなブロードバンド回線ではなく、電話回線を使用したものなので、動画等無論一切なく、すべて文字情報のみ。

その中で私が最も楽しみだったのは、英語の会議室とPCの会議室だった。
特に当時、Accessでシステム開発もどきをしていたこともあり、Accessのログは隅から隅まで読みまくった。過去ログも読んでもわからない時には、自分で質問もした。そうすると、どこかの達人が大体のことはわかりやすく説明してくれた。しかも無償で。

Excelの部屋には一人、恐ろしく何でも知っている人がいて、彼の説明を読むと「なるほどな〜〜」と、目から鱗が何枚も落ちたことを覚えている。関数からVBAの話まですべての分野に恐ろしいほど詳しくて、この人は一体どんな人なんだろう、と思っていた。

やがて、インターネットの波がやってきて、パソコン通信は波にのまれてあっさり雲散霧消した。あの会議室のログが読めなくなることが深い悲しみだった。

ところが、その達人に出会った。ネットの世界で。Youtubeで。
Office TANAKA
「田中亨」さんという名前は憶えていた。
まさかあの達人にYoutube動画で出会えるとは。
しかもパソコン通信のころより、はるかにわかりやすい動画の解説。(笑)
こんな素晴らしい解説が無料で視聴できる時代が来るなんて。
ああ、素晴らしき哉、わが人生 .。゚+.(・∀・)゚+.゚

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今日は朝からタイピングテストの結果集計。
55クラス分をまとめるので、なかなか骨が折れる。
しかも今回は大学側からクラス単位でなく
個人単位でのデータも同時に欲しい、
旨の連絡を受けていたので一層大変。(^_^;)

1クラス1枚ずつにまとめられたデータを
1枚のシートに合体させなくてはならない。
5クラスくらいなら手作業でもできるが
55クラス分をひとつひとつやっていたら
さすがにメゲル。(^_^;)

何かいいマクロはないか探したら、あった。
複数のシートのデータを同じタイトルの列名でまとめるEXCELマクロ
どこかの賢い方が作ってくださったマクロ。

使い方は極めて簡単。
まとめたいブックを予め起動しておく。
そして上記マクロを起動し、「シート結合の実行」ボタンを押す。
すると開いているシート名がダイアログボックス内に
表示されるので、それをひとつひとつ選択して、「OK」を押す。
それだけ。

55枚のシートがほんの数秒で1枚の独立したシートに集う。
超便利!!
作成者の方に心から感謝したい。
ありがとうございました。m(_ _)m

Excelで1行おきに空白行を入れる

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ある雑誌を読んでいたら、知らないExcel技を発見したので
シェアします。(^_^)

たとえば、こんなふうに連続データが入っている時
01

1行おきに空白行を入れたいとする。

普通に行番号をドラッグし、右クリックで挿入を入れる。
02

すると、10行目まで全部が空白行になってしまう。
03


そこで、10行目までドラッグするときに
Ctlを押しながら、1行ずつクリックする。
04

よく見ると範囲指定されている行の状態が微妙に異なる。

すると、1行ずつ空白行が挿入される。
05


こんな技知らなかったなぁ。
昔からできたのだろうか!?
どのバージョンからできるようになったんだろう!?

1行ずつ空白行を入れる機会は結構あるので
今度是非この技を使いたい!(^_^)

Excelはホントに奥が深いわ\(◎o◎)/!

丸付文字のオートフィル

5

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Excelで,鬟ートフィルして◆↓と出そうとしても、
数字と認識されていないため、,コピーされるだけ。
こんなふうに。
オートフィル1


しかし、ちょっとアタマを使うとオートフィルできる。
そのためには2つの関数を絡める。
1)code関数で丸付文字を文字コードに変換する。
すべての文字には番号が振られているのでそれを見つける
2)さらにそれに+1して次の文字を指定する。
3)最後にchar関数で文字コードを逆に文字に変換しなおす
こんな風に。
オートフィル2


その結果をオートフィルすると丸付文字を出せる。
オートフィル3
ただし、無限に出せるわけではなく、登録されている瓦泙如(^_^;)

しかし、これを応用すると、アルファベットやギリシャ文字も
オートフィルできる。
オートフィル4


久しぶりにPC雑誌をめくっていたらこんな記事があり、
感動したので早速シェアさせて頂きました。
新年最初のPC講座ということで。(笑)

学生に提出してもらったExcelファイルを集計するような時
いちいちファイルを開いて、確認するのは面倒。
その際、一つのブックにワークシートを全部集めてしまえば、
串刺し計算やら分析やら色々と加工が容易くなる。
そんな時に使えるマクロ。

ファイルはすべて同じフォルダに入れてください。
集計用のシートを一枚作成しておき、以下のマクロを実行。
集計用シートの後ろにすべてのシートが集まってくれます。
集計終わると、何コのブックを集めたかもメッセージボックス
で表示してくれます。

ファイル数は何個でもOKのはずですが、私が実際に試したのは30コまでです。
------------------------------
Sub consolid()
Application.ScreenUpdating = False '画面更新を一時停止
Set mb = ThisWorkbook
myfdr = ThisWorkbook.Path
fname = Dir(myfdr & "\*.xls") 'フォルダ内のExcelファイルを検索
Do Until fname = Empty '全て検索し終えると、fname = Empty となるので、その間以下を実行
If fname <> mb.Name Then 'ファイル名がこのファイルじゃなければ
Set wb = Workbooks.Open(myfdr & "\" & fname) '選択したファイルを開く
wb.Worksheets(1).Copy After:=mb.Sheets(mb.Sheets.Count) 'コピーしてまとめ用ブック末尾に置く
wb.Close '選択したファイルを閉じる
n = n + 1 'ブック数をカウント
End If
fname = Dir '選択したフォルダ内の次のExcelファイルを検索します
Loop '繰り返す
Application.ScreenUpdating = True '画面更新一時停止を解除
MsgBox n & "件のブックをまとめましました。"
End Sub
------------------------------

一応、自己責任で自由にご活用ください。m(_ _)m

EXCELで1行おきに行削除する方法

5

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久しぶりにExcel講座。(^_^)

1行おきに空白行が残るこんなデータがあるとする。
001
偶数行が余分なので手っ取り早く削除する方法を考える。

順番が変わっていいのなら簡単。
A列全体を範囲指定し、昇順(または降順)に並べ替える。
002

するとこんな感じですべて空白行は消える。
003

もし順番を変えずに、空白行だけ削除するとなると
多少細工が必要。

まずは左側に1列挿入。
004

追加した列に残したい行に「0」、消したい行に「1」を入力。
オートフィルを使えば超簡単。
005

フィルタで「1」のみ抽出。
006

そこで残った行を全て削除
007

そしてフィルタを解除すると「0」のみ残る。
008

挿入したA列を削除すればゴール
009


マクロを使えば、上記のようなことは実現できるが
マクロは初心者にはちょっと敷居が高い。
「フィルタ」程度なら難易度ずっと下がるはず。
機会があったら使ってみてください。(^_^)

Excelの奥深さ

5

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PCインストラクタを始めて早10年以上。
WordとExcelを使わない日はない、
というほど毎日のように使用している。
それなのに先日エントリーしたように
いまだに知らない裏技がひょっこり出てくる。
今日はエクセルで。(^-^)

エクセルで合計・平均・最大・最小を出す。
以下のような典型的な場面。
関数1


ここで私は必ず、答えを表示したいセルをアクティブにして、
そのあと「オートSUM」のボタンをクリックする、と教える。

引数を範囲指定してからボタンを押す
関数2

のようなやりかたは、「合計」だけならともかく、
上図のように、「合計」「平均」「最大」「最小」と
項目が増えたときに困ってしまうから。

ところが今日とんでもないことを知った。

何と先に引数を範囲指定してから、関数を指定しても
関数3

ちゃんとすぐ下に正しい答えを表示してくれるのだ!
「最大」「最小」も同様にできた。

さらに行列を入れ替えて、横方向に伸ばしても
ちゃんと答えを表示してくれた。
つまり、隣接するセルなら先に引数を指定してから
関数を選択しても全く問題ないのだ。

むしろ、関数を指定してから引数を変更する際に
失敗する学生が多いので、先に引数を指定する方が
トラブルは少ないかも知れない。

でも基本関数ならともなく、IF関数などの引数が複数個
必要な関数へのつながりを考えると手順は揃えたほうが
混乱少ないか!?

う〜〜ん、悩む。
奥が深いなぁ〜〜、Excel。
これだから飽き性の私がこんなに長く
インストやっていられるんだよな〜。(笑)

また授業方法を練りなおす必要が出てきた。
フ〜〜。
もっともこの試行錯誤が最高に楽しいんだけどね。\(o⌒∇⌒o)/
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以前PDFをテキスト変換する際には悪戦苦闘したが、
あれから2年経ち、すっかり状況は変化した。

PDFをWordに簡単に変換してくれるサービスを発見。
こちら―→「PDFtoWord
英語のサイトだが使い方は極めて簡単。
STEP1・・・ローカルPCから変換したいファイルを指定
STEP2・・・Word形式かリッチテキスト形式かを選択
STEP3・・・自分のメールアドレスを指定
たったこれだけ。
200KBのファイルで1分以内。
700KBのファイルでも2分以内にメール添付されて返送されてきた。
ともにZIP形式で圧縮。

クリップアートなどの図形もある程度きちんと変換されており、
無料サービスで、このスピードでやってくれるなら御の字。
バンザーイ \(≧∇≦)/\(≧∇≦)/\(≧∇≦)/\(≧∇≦)/ キャァ♪

さらに姉妹サイトではなんと「PDFtoExcel」も。
こちらは表形式はきちんと変換したが
さすがにグラフは変換してくれなかった。
これは仕方ないね。(^^;)

Word・Exce→PDFはOffice自体がすでに標準でサポート
しているが、逆は苦労していた。
有料のソフトはあるものの、そんなに頻繁につかうので
ないのならわざわざ買うのも惜しい。
今回のサービスは、クラウドで処理されるので
ソフトのインストールも不要でさらに無料ときて
申し分ない。

100%完全再生とは言えないものの、
充分実用に耐えるレベルだと思う。

機会があったらぜひ使ってみてください。(*^^)

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